办公室工作职能及工作流程
目录
第一部分办公室管理职能和岗位职能
第二部分办公室工作流程
流程一；收文流程
流程二；发文流程
流程三；车辆管理流程
流程四；办公用品、采购、入库、领用流程
流程五；招聘工作流程
流程六；入职工作流程
流程七；培训工作流程
流程八；辞职工作流程
流程九：接待工作流程
第一部分办公室管理职能和岗位职能
基本管理职能
主任岗位职能
文员职责
涉及工作流程
涉及相关制度及标准
涉及相关表单
项目
简要说明
1
员工招聘入职管理
员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。
①审查员工履历②报请领导审核③面试④根据综考情况批准入职
协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等
员工入职流程
员工入职管理制度
《履历表》《应聘人员登记表
2
员工调动管理
根据公司安排，对跨部门人员变动采取调令的方式；部门内部的变动需报送行政办级单位主要领导
①审核调动手续②监督检查
内部岗位变动登记表
员工调动流程
调动管理制度
《介绍信》《人事调令》《员工异动交接清单》
3
劳动合同管理
员工实习一至两个月，可以书面申请与单位签订劳动合同
①全面负责②审核
①初拟合同②签订合同文本③存档
签订劳动合同流程
合同书标准文本
《合同书》《用工合同》《员工登记表》
4
员工辞职管理
员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批、办理交接手续
①全面负责②审核
①办理辞职手续②接受辞职申请③收集交接表
员工辞职流程
员工辞职管理制度
《员工离职交接清单》
5
培训管理
单位对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训相结合方式进行
①拟定方案②组织实施③考核验收④效果分析
①培训通知②培训场地、会务服务
培训流程
员工培训管理制度
《培训计划表》
6
考核管理
单位对各部门、各种业务人员定期进行考核，奖优罚劣。
①拟定考核计划②考核数据分析、整理③统计考核表
①发放通知②参与考核、统计
①部门月度考核流程②业务员年度考核流程
全体员工绩效考核制度
《每月绩效考核表》
7
费用审核管理
单位对手机费用、车辆费用进行审核
①车辆燃油费、过路费、停车费审核②车辆维修费用审核
①手机费登记②车辆费用登记
费用审核登记流程
①车辆费用登记表②车辆一览表③手机费用登记表
《车辆管理制度》
8
收文管理
收文要求及时传阅
①审核②督办
①登记②承办
收文流程
收文登记薄
收文程序
9
发文管理
发文要求使用公文文种，遵守行文规范格式，由文员或各部门拟稿，办公室主任审核，相关领导签发，规定发文号、印刷份数和时限。
①审核②注发③用印
①拟稿②校对③印刷④分发⑤归档
发文流程
发文登记薄
发文程序
10
印章管理
各类印章必须由办公室负责申报和刻制，各部门启用印章时到办公室登记备案，停用印章交办公室封存。
①审批日常文件，合同和其他公文用印②单位印章的保管
①用印登记②办公室印章保管
印章使用流程
印章使用登记表
印章管理制度
11
档案管理
涉及公司有关经营累、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。
①全面负责②监督考核③销毁批准④审核借阅请求
①复印、打印2借阅登记③借阅分类、整理④编制档案明细表
①文档管理流程②文档借阅（复印）流程
①档案明细表②合同登记表
档案管理制度
12
会议管理
单位召开的各种会议的安排
①统筹安排②会务协调
①编写会议计划表、通知②会议准备③会场安排④后勤工作
会议流程
①会议签到薄②会议记录薄
会议管理制度
13
卫生制度
保证单位办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。
①全面负责②督查检查
参与检查
①办公区及各部门评分表
卫生管理制度
14
考勤管理
对单位员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。
①全面负责②监督检查③指纹录入④设备维护
①人员异动通报②协助管理③定期考勤
15
网络管理
对单位电脑、网络、指纹考勤机等进行管理维护
①全面负责②监督检查③设备维护④电信部门联络⑤电话维护⑥网络维护
协助管理
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第二部分办公室工作流程
流程一；收文流程
收文流程
文员
办公室主任
单位领导
分管领导及处理
一般文件
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流程二；发文流程
发文流程
文员
办公室主任
单位领导
分管领导及处理
重要文件
一
一般文件
