机关接打电话技巧，瞬间开窍！

机关接打电话技巧，瞬间开窍！

机关接打电话技巧，瞬间开窍！

上传下达是机关干部的一项经常性工作，而上传下达的重要工具之一就是电话。虽说接打电话平常常，谁都会，可真正接好、打好电话并不那么简单。

一、打电话

在实际工作中，机关干部由于不会打电话而误事的现象也是时有发生的。因此说，打电话还是有学问的。

首先，要主动向对方说明自己的工作单位，姓名和职务。这可不仅仅是个礼貌问题。如果开始时不把自己单位和身份告诉对方，就容易使对方感到唐突，不知道是哪个单位、哪位同志打来的电话。既显得打电话的人缺乏修养，又容易使对方产生厌烦心理。所以，接通电话之后，首先应把自己的单位和身份告诉对方。在告诉对方工作单位时，不要用“我是×局”“我是×县”之类的话，让对方摸不着边际。要把自己的姓名、职务告诉对方，特别是当自己所在单位有与自已重姓的同志时，应这样。例如:“我是××局的×××。”

其次，要问清对方的姓名和职务，并记录在案，以备日后核查。问话时，要有礼貌，态度和蔼，对上不急躁，对下不蛮横，给人一种亲切感。如果是拨打电话，要查准电话码，接通对方后，先问是不是要找的单位，先介绍自己:“你好，我是××。”如果接电话的不是你要找的人，应客气地说:“谢谢,请×××同志接电话。”如果电话声音听不清楚时,不要在办室里大声喊叫。

再次,接通电话以后,先扼要提示一下有什么性质的事情要跟对方说。例如:“市委办有个会议通知,请记录”“这里有一个关于组织参观学习的通知”,等等。这样,可以使对方尽快进入情况,并做好记录准备。在同一个部门特别是在同一楼层工作的同志,有事一般不要用拨打电话的方式,最好当面说,当面谈。

打电话的目的,是让对方知道你要说的事情。因此,把事情交代清楚是打好电话的关键。从以往的教训来看,机关干部打电话交代不清楚的主要毛病是:传话随意性大,随便增字减句;节奏不一,重点词句没有恰当地重复和解释;乡音浓重,关键字句咬不准。为了把交办的事情表述清楚,打电话时不可任意增减内容,特别是对上级机关或领导口头交代的事项,应先拟一份电话稿,照稿打电话,以漏传,错传,事后也有据可查。另外,为了让对方听清、记准,应尽量使用普通话,力求口齿清、咬字准,尽量按记录速度讲话,不要讲得太快。遇到关键字句或容易产生歧义的地方,要注意重复和做必要的解释,直至对方明白。当通报重要内容时,应让对方复诵。